충현복지관

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일하는 시간과 에너지의 총량은 항상 정해집니다.

아무리 좋은 뜻으로 거들어도 한계는 존재하지요.

충현복지관 사회복지사 선생님은 복지관에 오시는 분을 주로 거들지만, 그 이면에는 다양한 업무를 수반합니다.

이를테면, 프로그램 하기 위해 계획서를 쓰거나, 예산을 쓰기 위해 다양한 서류를 준비하지요. 상담하면 상담기록지도 적습니다.

어쩌다 새로운 프로그램을 기획한다면, 회의하고 회의록도 쓰지요. 프로그램실을 예약해야 해요. 정기적으로 실적도 써 두어야 하고요.

나들이, 캠프를 가면 어떨까요?

나들이 계획서, 여행자보험, 준비물, 나들이 가시는 분 약 복용법...(근데 직원 당 거드는 이용인이 많은...), 차량 배차, 운행 일지...

내가 뵙는 당사자를 어떻게 도와야 하는지 다양한 서류에 기재하기도 하지요.

이렇게 많은 업무 중에 반복적이고, 고도의 수고를 동반하는 것들이 있습니다.

스마트워크(Smart Work) 도구를 잘 활용하면 수고를 덜 수 있습니다.

그리고 우리는 덜은 수고만큼 더욱 당사자에게 집중할 수 있어요.

충현복지관은 2024년부터 구글 워크스페이스를 기반으로 업무 전산화, 자동화에 힘 쓰고 있습니다.

놀라운 구글의 협업툴! 구글 워크스페이스는 비영리단체에게 많은 혜택을 주고 있답니다.

소소하게나마 구글로 일하는 우리를 소개합니다.

(오늘은 구글을 위주로!)

[극강의 업무 공유! 구글 캘린더]

"팀 회의합시다."

예전에는 홈페이지 직원게시판으로 회의실을 잡고, 차량배차를 했어요.

핸드폰으로 연동이 잘 되지 않아, 사무실 안에서 컴퓨터를 위주로 했지요.

구글 캘린더를 쓰면 주요 업무 공유, 협업 일정 등록, 회의실이나 차량 배차를 한 번에 할 수 있습니다.

(스마트폰 연동도 아주 잘 됩니다.)

[모바일 환경에서 쉽고 편하게 기록해 주는 앱시트]

예전에는 차량마다 일지를 비치해서 파일에 보관했습니다.

담당 선생님께서, 매번 차량마다 일지를 회수하셨지요.(많이 애쓰셨어요ㅠㅠ)

지금 차량일지는 앱시트를 통해 스마트폰으로, 하차하는 그 즉시 합니다. 앱시트로 입력하면, 구글 시트에 잘 입력됩니다.

스마트폰으로 즉시 기록하니, 누락도 없고, 간편합니다.

물론 자동으로 차량일지를 출력할 수 있고요!

[오로지 조직 위주의 클라우드 환경: Gmail, 구글 드라이브]

이전에는 직원 개인 메일(네이버, 카카오, 한메일...)로 업무했어요.

전 담당자가 이해관계자와 어떻게 메일을 주고 받는지 볼 수 없었지요.

(퇴사하면 더더욱!! ㅠㅠ)

구글 워크스페이스는 직원마다 업무용 이메일을 줍니다.

그리고 우리는 규칙을 정했어요! 모든 소통과 업무는 업무용 계정으로만!

떠나갈 때, 다른 업무로 자리를 옮길 때, 계정을 물려 주고, 물려 받습니다.

예전에는 업무하며 나누는 파일을 직원마다 개인 USB, 외장하드를 기반으로 파일을 보관했어요.

당연히, 분실 위험이 컸고 각종 지도점검이나 평가 때 곤혹을 치른 적도 있지요.

이제 업무하며 생기는 모든 파일은 구글 드라이브에 보관합니다.

필요에 따라 공유 드라이브를 만들어 협업하고, 스마트폰으로도 간편하게 파일을 나누고 수정할 수 있어요.

[각종 기능을 모아둔 직원 전용 인트라넷: 구글 사이트]

이것저것 다양한 기능을 하나로 모았어요. 우리 복지관 직원들만 접속하고 전용으로 쓰는 공간이에요.

자주 들여다 보는 기능이 이곳에 다 있어요!

(점심식사, 수리요청, 차량운행, 주요일정, 교육자료, 사업자료, 복지혜택 등...)

[구글시트로 통합실적관리]

실적도 한꺼번에 관리합니다. 프로그램, 상담, 행사 마치고, 즉시 적습니다. 당연히 업무보고서도 그 즉시, 자동 생성!

클라우드 환경이기 때문에 여러 사람이 들어와서 적어도 됩니다.

누가 내 것을 건드리면 어떡하냐고요?

걱정 마세요! 구글이 수시로 버전을 기록하고 있어요!

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하하하~ 몇 가지만 이야기 해도 충현소식이 이렇게나 길게! 

오늘 소개한 내용 외에도 복지관에서 궁리하고 있는 게 많아요.

앱시트로 간편하게 프로그램 일지, 슈퍼비전 기록지, 당사자와의 소통을 위한 의사표현 기록지를 만들거나,

바이브코딩을 활용해 근태를 관리해 주는 프로그램을 만들거나,

노트북LM을 활용해 인사,회계 관련 가이드를 만들거나,

구글 AI 스튜디오로 내 업무 일정을 관리해 주는 비서 프로그램을 만들거나...

...(무궁무진!!)

무엇보다 파편화 된  데이터를 한 데 모아, 당사자를 더 잘 거드는 길을 제시하는 자료로 쓰일 수 있지요.

(이것이 바로 데이터 기반의 사례관리!)

휴...!

하고 싶은, 나누고 싶은 이야기가 많아요.

방대하고 수고스러운 우리 업무, 당사자에게 더 집중하기 위해 우리는 오늘도 공부하고 궁리합니다.

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저와 같이 업무효율을 궁리하는 사회복지사 선생님 계신가요?

우리 함께 궁리해 볼까요?

(글쓴이: 기획팀 김상현)